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檔案管理制度

發布:yjlgs 瀏覽:2353次

  一、歸檔范圍。

  凡是反映本社活動的章程、管理制度、社員情況、規劃、年度計劃、統計 資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事情況、會議記錄、決定、委托書、協 議、合同、項目方案、通知等具有參考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記 錄均屬歸檔范圍。

  二、檔案管理由檔案管理員負責。

  保證本社的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用 方便。

  三、資料的收集與整理。

  歸檔資料實行“季度收集整理”和“年度歸檔立卷”制度,即: 每年的四、七、十和次年的一月為季度收集整理期,每年二月份為檔案資料歸檔立卷期。在檔 案資料收集整理和歸檔立卷期,由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料,各部門 應積支持極配合。凡涉及商業機密的文件必須按規定另外歸檔存放。檔案管理員根據有關文書立卷歸檔管理制度實施檔案歸檔整理。

  四、資料的分類與歸檔。

  檔案資料的分類依據文書立卷歸檔管理的有關規定執行。檔案資 料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

  五、檔案的借閱。

  理事會和監事會成員借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手 續。因工作需要,本社的其他人員需借閱檔案的,本人提出申請,非密級的由理事會成員審批; 借閱密級檔案的由理事長審批,原則上只能在檔案室閱覽,不準再外借;本社外的人員借閱檔 案,一律由理事長審批。借閱者要保持整潔完整,不得涂改遺失;要注意安全保密,未經允許, 不得翻印、抄錄、轉借、遺失。

  六、檔案管理流程

  第一條 管理部門

  1、公司客戶服務中心為檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由一人全權負責。

  2、文書結案后,原稿由檔案專管人員歸檔,經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應經客戶服務中心部門主管同意后妥為保存,客戶服務中心以影本歸檔,原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

  第二條 文件點收

  文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:

  1、檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應即追查歸入。

  2、文件如經抽存者,應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的簽認。

  3、文件的處理手續是否完備,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦。

  4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。

  第三條 文件整理

  點收文件后,應依下列方式整理:

  1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

  2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

  3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

  第四條 檔案分類

  1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分,部門別之后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

  2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

  3、同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷使用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。

  4、每一檔夾封面內頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。

  5、檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2為經辦部門代號,B1B2

  為大類號,C1C2為小類號。D1為檔卷卷次,E1E2為檔案目次。

  第五條 檔案名稱及編號

  1、檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內容 性質為原則,且有一定范疇,不宜籠統含混。

  2、各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

  3、檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

  4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增繁時,隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審

  慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

  第六條 檔號編定

  1、案件如系新案,應就“檔案分類編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

  2、案件如可歸屬前案,應查明前案之檔號予以同號編列。

  3、檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者,應先確定其主 要類別,編列檔號。

  4、檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂

  者則填寫于右上角。

  第七條 歸檔與檔案清理

  1、歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內,并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。

  2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。

  第八條 保存期限

  文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外,依下列規定辦理:

  1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。

  2、10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。

  3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

  4、1年保存:結案后無長期保存必要者。

  5、規章由規章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

  第九條 檔卷清理

  1.管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時, 依規定清理一次,已屆保存期限者,得予銷毀,銷毀前應造冊呈總經理核準,必 要時向主管官署報備,并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中,部分經核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上,并在第五上注明部分銷毀之日期。

  七、檔案的銷毀。

  任何個人或部門未經允許不得銷毀檔案資料。檔案到了銷毀期,由檔案 管理員進行清理,寫出書面銷毀報告報理事會批準后執行。經批準銷毀的檔案,檔案管理員須 認真核對,將批準的檔案資料銷毀審批報告和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。銷毀登記 表永久保存。在銷毀檔案資料時,必須由監事會成員監督銷毀并在銷毀登記表上簽字。


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