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合同管理

發布:yjlgs 瀏覽:2514次

  每個企業都會有很多合同,大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等,小的有日常業務合同、勞動合同、租房合同、辦公用品購買合同、租賃合同等。合同管理制度的完善能夠促進企業的經濟效益、防止訴訟發生,發揮著不可替代的作用。

  一、合同簽署前

  1、確定簽署合同的目的簽署每一個合同都有它的目的,在簽署合同之前必須明確這個目的是什么,圍繞這個目的才能集合企業各個部門的力量來對這份合同做準備工作。2、審查合同對方主體資信現代社會是陌生人的社會,企業往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前,要對對方的資信進行調查。(1)請對方自行提供自身基本情況,如企業營業執照、稅務登記證等企業證照。(2)必要的話,要求對方到工商局、稅務局、銀行等開具其企業的最新檔案信息。(3)核查對方是否具有將要合作業務的資質或許可。例如要委托對方進行建設施工,則要核查是否具有相關施工資質;要加盟對方的連鎖項目,則要核查是否具有特許經營資質。(4)調查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。(5)在簽署重大合同時,企業應聘請獨立財務、法律服務團隊進行專業的盡職調查,如果調查結果不理想則應取消合同的簽署計劃。企業切勿不可因前期資信調查費時費力或聘請專業服務團隊費用高而不進行該項工作。如果調查結果發現交易對象確有資信瑕疵,做了資質調查對企業而言只是耗費了相應成本,沒做調查簽署了合同損失可就遠遠不止如此了。

  二、合同簽署時

  1、相關負責人分工

  (1)確定談判負責人。進入合同簽署的階段就需要確認與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業的業務人員,但涉及較大合同,則需由企業業務人員、法務人員、相關技術人員等會同參加談判。(2)確定文本內容審核負責人。文本內容的全面審核工作一般會交給法務部門,筆者認為這是一個不太合適的方式。法務故名思議是側重審核法律條款的,而且法務人員往往沒有參與合同簽署的全過程,審查內容時難免會有遺漏或者偏頗。合同是整個項目談判的呈現載體,也是日后履行中的依據,所以應由全程跟進項目的業務人員與法務人員共同負責合同內容的全面審查。(3)須指定一人跟進合同簽署、執行的全部流程。本文將合同的簽署分為

  四步,這四步中的前三步是前后連貫、相互銜接的,如果中間被隔斷將造成合同文本內容與談判內容不符,或合同履行與合同文本約定內容不符的情況。故,應指定一人全程負責合同的整個簽署、執行過程。

  2、合同文本的審查

  每一類型的合同有著不同的審核要點,例如買賣合同重點審查對標的物的質量約定、價款約定、數量約定等;運輸合同重點審查運輸方式的約定、運費核算的約定、運輸風險的約定等。

  (1)雙方主體信息。合同首部應列明簽署合同主體的準確名稱、地址、負責人等。(2)合同簽署的背景及目的描述清楚明確。在合同條款前,一般會有“鑒于”部分,該部分主要描述了合同簽署的背景及目的,在日后發生糾紛時可以用來明確是否違背了合同的根本目的,或用來主張對方不具有鑒于部分描述的相關能力。(3)審核合同雙方的權利義務。權利義務條款是合同的核心條款,對權利義務的描述應詳細、準確、體現合同談判結果并具有可執行性。企業的合同絕大多數是雙務合同,有權利必有義務,權利與義務應為對等或基本對等。在設定權利義務條款時不可太過傾向于自己一方,這樣的文本發給對方審核會讓對方認為我們在談判結果之上做文字游戲,沒有合作誠意,因而影響合同簽署的進度。(4)合同通知條款的約定。因被通知方經常會以沒有收到通知為理由不認可通知內容,故我們須在合同中約定多種通知方式,并要求雙方保證通知渠道暢通,如因一方單方變更收取通知的地址,則自行承擔未收取通知的責任?,F在移動互聯網應用發達,人們習慣以各種方式進行工作聯系,所以除了傳統的郵寄通知、郵件通知等方式外,還應增加微信、qq等通知指定賬號的約定。注意應對各種通知方式劃分界限,如解約通知必須書面送達、變更發貨時間必須郵件通知、即時消息僅可作日常聯絡等,以免因通知渠道增多造成合同變更形式不正式而產生糾紛。(5)違約條款。違約條款應具有可執行性,我們不鼓勵做過度嚴苛的違約約定,這樣往往在簽署過程中影響簽約進度,在出現糾紛后也很難得到法院的支持。違約責任應與合同的權利義務條款相對應,避免出現高度概括性的違約責任條款,因為這在實踐中很難實際操作。(6)法律適用及管轄條款。我們在談判地位允許的前提下,盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點。如果實在難以約定在自身所在地點管轄,則退而求其次與對方協商約定為“被告所在地”或“原告所在地”這樣的方式。另外如想約定仲裁,則切記保證仲裁條款有效,不可出現“仲裁或訴訟”或對仲裁機構約定不明的情況。

  (7)簽署與生效條款。明確合同簽署的與生效的條件,例如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。

  3、合同簽署的形式完善

  (1)雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署,如約定需加蓋公章且授權代表簽字,則要注意不能忘記核查是否簽字。(2)騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上,要確保除落款頁外,每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽。對于合同內容有手寫修改的地方,需要保證每份合同所修改的內容一致,并且由雙方在修改處進行簽署確認。(3)自然人主體的注意內容。合同主體一方為自然人的情況下,要確保自然人加印指紋,并將自然人身份證件復印件留作合同附件。(4)當面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場條件下通時簽署合同,避免其中一方簽署完成寄送給對方,而對方卻不簽署回寄也不說明情況,這時已經簽署的一方將會比較被動。另外,由于自然人簽字無法辨別真偽,故建議當面簽署或安排見證人,以能夠當面核實自然人身份防止發生代簽的情況。

  三、合同履行時

  合同簽署完成后應交由專人保管,并嚴格按照合同約定開始履行。合同的履行需要注意以下問題:

  1、簽署合同后,應及時將原件交給存檔部門存檔,并由合同執行的負責人留存合同副本,以便隨時查閱合同并按照合同約定內容履行合同。2、合同執行負責人督促企業各部門推進合同履行進度,例如作為建設施工合同的發包方,既要及時提供設計圖紙、控制施工節點又要按時付款、及時驗收。在保證自身如約履行的情況下,也要按照合同約定的節點確認對方是否及時履約,如對方沒有按照合同約定履行義務,則要及時行使合同履行的三種抗辯權(同時履行抗辯權、先履行抗辯權及不安履行抗辯權),以保證自身不會因單方繼續履行而產生更多的損失。3、合同履行過程中若出現履行障礙應及時通知對方,并協商處理方式。很多時候合同履行出現障礙及時通知了對方可避免造成嚴重損失甚至不產生損失,而不及時通知對方則會造成根本違約。如買賣合同的賣方,因自身貨源不足無法供貨,及時通知對方后,對方可尋找其他賣家,但若臨近交貨期,則對方沒有時間再更換賣家,最終影響買家使用造成嚴重違約后果。4、合同履行過程中注意使用約定的聯系方式,對于對方的通知、變更也要核實是否是約定人員、約定地址發出。

  5、合同履行過程中若出現對方違約,應及時采取救濟手段,進行催促或提起法律救濟程序,以免超過時效。

  四、合同履行后

  合同履行后,應對合同進行妥善的歸檔、保管并對合同進行登記、分析。

  1、合同應交由企業檔案管理部門進行歸檔,檔案管理一般為法務部門或行政部門。為保穩妥,建議企業每個合同至少應留存兩份原件,并分別放置兩個地方獨立留存。2、合同登記的項目應由企業的業務部門與歸檔部門一同匯總,共同完成登記工作。有些企業僅登記合同中的收、付款信息,這是遠遠不夠的,登記應至少包括對方主體信息、主要項目內容、本企業合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節點、收款節點、涉及資產購買的還應進行資產登記。 3、合同歸檔之前進行掃描,留存合同電子版,做到紙質文件與電子文件的統一。日后非必須使用原件時,查詢電子版本即可。 4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總,方便日后查詢。匯總的信息應包括客戶主體信息、聯系方式、業務成交過程中的重點注意事項等,為日后客戶回訪及老客戶維護提供信息支持。 5、建立客戶評價系統。每簽署一份并執行完畢的合同,請客戶對本企業進行評價,以收集自身企業在合作過程中的不足,并進行對應的完善改進工作。 6、定期對合同進行匯總、整理,從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經紀公司中,可以按照藝人進行分類,這樣可以匯總每位藝人的業務收支情況、經紀事務發展情況,給每一個藝人團隊的發展提供數據支持;可以按照業務類型分類,這樣可以匯總公司的版權收入、演出收入、制作支出、造型支出,給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經紀業務來源分類,這樣可以看出業務的來源是哪里,能夠促進銷售體系的完善。根據每個企業情況的不同,可以靈活的、多維度的進行匯總、分析,通過合同來反映企業的經營狀況進而調整公司經營策略。


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